Riunioni efficaci: agenda strutturata e KPI

Quante riunioni hai fatto quest'anno che si potevano evitare? Quante che non hanno prodotto risultati?

Il problema

• Riunioni senza agenda → discussioni infinite
• Riunioni senza numeri → decisioni basate su opinioni
• Nessun follow-up → azioni che cadono nel vuoto

La soluzione: riunioni basate su KPI

1. Agenda strutturata

Prima parte (15 min):

• KPI del periodo: scostamenti vs target
• Alert su indicatori critici

Seconda parte (30 min):

• Azioni del periodo precedente: stato di avanzamento
• Nuove azioni da decidere

Terza parte (15 min):

• Assegnazione responsabilità e scadenze
• Prossima riunione: data e focus

2. Preparazione pre-riunione

• Dashboard KPI condivisa 2 giorni prima
• Ogni partecipante prepara 3 punti da discutere

3. Regole di base

• Massimo 60 minuti
• Max 8 partecipanti
• Nessun telefono
• Un minuto per punto per rispettare i tempi

Template agenda

1. KPI del periodo (15 min)

   • Fatturato: +5% vs target
   • Lead: -10% → azione richiesta

2. Azioni precedenti (30 min)

   • [ ] Implementazione CRM → 80% completo
   • [ ] Assunzione venditore → in corso

3. Nuove azioni (15 min)

   • Marketing: aumentare investimento lead gen
   • Operazioni: ridurre tempi consegna

Follow-up

• File condiviso con azioni e responsabili
• Reminder automatico prima della prossima riunione
• Tracking in dashboard KPI

Risultati attesi

• Riunioni più brevi e produttive
• Decisioni basate sui numeri
• Azioni che vengono implementate

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Enrico Rizzi - Consulente OSM